Dalam mengimplementasikan ERP terdapat lifecycle yang harus dilakukan oleh setiap perusahaan, agar ERP yang ingin dipasang sesuai dengan kebutuhan. Sistem yang baik dan handal yang telah berhasil diimplementasikan pada suatu Perusahaan, mungkin tidak berhasil diimplementasikan atau tidak sesuai dengan tujuan pada perusahaan lain, bila tim implementasi ERP tidak menguasai secara teknis dengan baik mengenai cara kerja aplikasi program ERP. Setelah sistem diimplementasikan, tes dan beroperasi, maka langkah selanjutnya adalah menghimpun dan mengumpulkan semua hasil tes yang telah dilakukan, kemudian melakukan ringkasan dan menganalisis informasi serta mendokumentasikan hasil perbandingan seluruh laporan dan harapan permintaan pengguna dengan hasil tes.
Secara umum, SDLC Implementasi ERP adalah sebagai berikut :
Preparation
Merupakan langkah awal dalam tahapan penerapan ERP yang akan menentukan keberhasilan dalam penerapan ERP tersebut. Untuk itu, perlu mendapat perhatian serius dan dukungan khususnya dari manajemen puncak. Secara umum, hal yang perlu diperhatikan dalam tahapan persiapan dan survey adalah sebagai berikut :
Pembentukan Tim Evaluasi
Project Leader tidak harus orang Informasi Teknologi, tapi seorang yang telah cukup berpengalaman dan mengetahui secara rinci proyek bisnis (business project) perusahaan.
Aktivitas utama awal proyek adalah menyusun kerja :
- Ruang lingkup proyek
- Wewenang tim evaluasi
- Rencana proyek dimulai
- Identifikasi kebutuhan pengguna, kebutuhan atas kinerja sistem yang dikehendaki
- Membuat konsep desain sistem baru
- Menganalisis keuntungan dan kerugian
- Mengevaluasi faktor biaya, Sumber Daya (resource) yang terlibat
- Menyusun laporan hasil evaluasi (business case) untuk menyakinkan manajemen puncak terhadap kebutuhan sistem baru.
Awal Studi
Dalam tahap awal studi, Project Leader melakukan pendekatan terhadap pengguna yang akan menjalankan aplikasi sistem informasi, yaitu dengan memberikan informasi rencana membangun sistem informasi dan meminta masukan atas sistem baru agar dapat mengakomodasi kebutuhan. Atas masukan dan permintaan pengguna tersebut, manajemen perusahaan perlu melakukan evaluasi atas permintaan pengguna tersebut, dengan mempertimbangkan :
- Menentukan tercapainya permintaan pengguna
- Mengidentifikasikan kemungkinan terjadinya pelanggaran batas biaya. Jika terjadi pelanggaran biaya, maka perusahaan harus memutuskan dilakukan perbaikan sistem informasi secara bertahap per departemen dan mampu mengantisipasi dampak yang terjadi.
- Berdasarkan permintaan kebutuhan pengguna, maka perusahaan perlu berkoordinasi dengan manager terkait untuk mengevaluasi kelayakan kebutuhan terhadap kinerja pengguna
- Tanggapan positif / negatif yang disampaikan pengguna, perusahaan harus memperhatikan dan mempertimbangkan dampak perubahaan yang terjadi pada pengguna, seperti kesulitan pengguna mengubah dan beradaptasi dengan pola kerja sistem baru
- Menentukan departemen yang terlibat dengan perubahaan sistem informasi
- Menentukan apakah permintaan merupakan bagian dari paket sistem aplikasi dan memastikan tercapainya sasaran dengan penerapan tersebut
EmoticonEmoticon