Pengertian Knowledge Management System

Knowledge Management adalah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan (transfer pengetahuan) untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi tersebut. KM adalah praktek praktek atau disiplin yang pilarnya adalah orang, proses, dan teknologi. Meskipun tujuan KM adalah untuk enterprise secara menyeluruh, banyak perusahaan yang berhasil ketika memulai inisiatif dari satu departemen dan memperluas praktek-praktek tersebut ke seluruh bagian organisasi.

Baca Juga: Jenis Sistem Informasi di Indonesia

Pengetahuan adalah kekuatan. Artinya banyak perusahaan mencapai sukses dengan pengetahuan yang dimilikinya oleh SDM-nya. Salah satu kunci untuk memenangi kompetisi adalah kekuatan dari karyawan yang cerdas atau knowledge worker. Semakin cerdas dan pintar karyawan di perusahaan, maka akan semakin mudah pula perusahaan menghadapi perubahan dan memenangi kompetisi. Salah satu solusi yang menarik saat ini adalah dengan menerapkan sebuah sistem yang mampu meningkatkan pengetahuan di internal perusahaan yang dinamakan sistem Knowledge Management

Secara umum ada 2 macam tipe Knowledge, yaitu Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge.

1. Tacit Knowledge: knowledge yang sebagian besar berada di dalam sebuah organisasi. Tacit Knowledge adalah sesuatu yang diketahui dan dialami, namun sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap. Tipe knowledge ini juga bisa diartikan sebagai knowledge yang terletak di mind/otak atau melekat dalam diri seseorang yang diperolehnya melalui pengalaman, gagasan, ide, persepsi serta keahlian dalam pekerjaannya. 
2. Explicit Knowledge: knowledge yang sudah direkam dan didokumentasikan sehingga lebih mudah didistribusikan dan dikelola. Tipe knowledge ini juga bisa diartikan sebagai pengetahuan dan pengalaman tentang "bagaimana untuk", yang diuraikan secara lugas dan sistematis. Contoh konkritnya adalah buku petunjuk pengoperasian sebuah mesin atau penjelasan yang diberikan oleh instruktur dalam sebuah program pelatihan.

Knowledge Management System di perusahaan sekarang lebih ke berbasis website 

Dimana sistem yang diciptakan untuk memfasilitasi penangkapan, penyimpanan, pencarian, pemindahan dan penggunaan kembali pengetahuan. Dengan menggunakan knowledge management yang terus menerus, mensintesa yang akan menciptakan pengetahuan baru untuk bisnis yang akan di gunakan untuk mendukung bisnis yang ada di perusahaan. Hal lain yang tidak kalah penting dalam pengembangan knowledge management, yang akan di rasakan betapa penting hal tersebut, contoh pengunduran diri seorang karyawan yang memegang sebagian besar proses di dalam perusahaan dan membutuhkan knowledge. Hal ini sebagai contoh sebarapa pentingnya knowledge management di dalam suatu perusahaan.

Baca Juga: Pengertian Human Resource Management 

Tujuan Menerapkan Knowledge Management System:

• Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya.
• Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahaan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreativitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
• Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.
• Peningkatan produktivitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktivitas dari perusahaan akan meningkat.