WBS (Work Breakdown Structure) yang digunakan untuk menentukan semua usaha yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. WBS adalah daftar semua pekerjaan yang harus dilakukan untuk menghasilkan produk yang diinginkan.
Dalam sebuah proyek, ada banyak pekerjaan yang harus dilakukan. Sebuah pekerjaan yang kompleks, sebaiknya dipecah lagi menjadi beberapa sub-pekerjaan. Dan beberapa pekerjaan yang terlalu kecil dan detail sebaiknya digabungkan menjadi sebuah pekerjaan. Dalam menentukan pekerjaan apa saja yang harus dilakukan dalam sebuah proyek, agar tidak ada yang terlalu kompleks maupun terlalu detail, sangat tergantung dari pengalaman seseorang dan besar atau kecilnya proyek.
Pembuatan WBS membutuhkan kontribusi dari anggota tim yang akan terlibat dalam proyek tersebut. Sebuah metode yang efektif dalam pembuatan WBS adalah membuat sebuah sesi diskusi yang melibatkan semua anggota tim dan memberikan kesempatan bagi mereka untuk memberikan ide-ide yang mereka miliki. Setelah WBS selesai dibuat, tim tersebut kemudian harus menggambarkan keterhubungan antara setiap tugas pekerjaan, menentukan tugas apa yang harus sudah selesai sebelum tugas lain dilakukan. Keterhubungan antar pekerjaan ini nanti dibutuhkan dalam melakukan proses penjadwalan.
Perkiraan dan penjadwalan proyek ini fokus kepada penentuan waktu, biaya, dan sumber daya yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek. Kebanyakan orang yang melakukan estimasi, biasanya mulai melakukan estimasi dengan cara menentukan seberapa besar man-hours atau man-days yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Angka ini nanti juga dibutuhkan dalam menentukan waktu dan biaya yang dibutuhkan.
Berikut ini adalah tujuh tahapan proses estimasi.
Langkah 1: Membuat estimasi pekerjaan
Estimasi pekerjaan seharusnya melibatkan anggota tim yang menjalankan pekerjaan tersebut. Sehingga estimasi tersebut akan realistis dan anggota tim akan punya komitmen dan termotivasi untuk mencapai estimasi tersebut. Estimasi ini kemudian dapat dimodifikasi untuk menyesuaikan dengan jadwal dan sumber daya yang ada.
Langkah 2: Membuat perencanaan awal
Perencanaan awal proyek berisi sebuah jadwal yang dibuat berdasarkan ketergantungan antar pekerjaan (task) dan estimasi pekerjaan tersebut. Jadwal tersebut berisi kapan pekerjaan dimulai, berapa lama, dan kapan pekerjaan tersebut harus sudah selesai. Biaya dapat dihitung dari pekerjaan apa saja yang harus dilakukan dan biaya untuk pembelian barang.
Langkah 3: Membandingkan perencanaan awal dengan tujuan
Tahap selanjutnya adalah pembandingkan antara tujuan awal proyek dengan estimasi rencana jadwal dan biaya yang sudah dilakukan. Tujuan awal proyek biasanya merupakan hal yang konstan dan telah disetujui oleh executive. Negosiasi ini tidak diperlukan jika tujuan awal telah sesuai dengan rencana jadwal dan biaya yang dilakukan. Tetapi jika tidak sesuai, maka langkah 4, 5, 6 harus dilakukan.
Langkah 4 : Negosiasi perubahan untuk estimasi
Anda melakukan perubahan estimasi mengenai rencana waktu dan anggaran agar sesuai dengan tujuan awal. Langkah ini mengandung risiko sangat besar apabila anda melakukannya tanpa persetujuan anggota tim yang lain, maka anda akan kehilangan komitmen dan motivasi anggota tim. Anggota tim akan beranggapan jadwal dan anggarannya tidak realistis, sehingga kemungkinan proyek gagal menjadi sangat besar.
Langkah 5 : Negosiasi perubahan untuk tujuan proyek
Langkah ini adalah melakukan negosiasi dengan executive karena dengan perubahan estimasi yang telah anda lakukan, rencana awal tersebut tidak realistis. Perubahan rencana tersebut dapat berupa penambahan waktu dan anggaran maupun pengurangan kompleksitas sistem. Usahakan agar sebisa mungkin rencana yang anda lakukan telah disetujui oleh anda, anggota tim anda, dan executive.
Langkah 6 : Membuat keputusan terus/berhenti
Setelah melakukan langkah 4 dan 5, anda harus mengambil keputusan apakah akan meneruskan proyek tersebut maupun tidak.
Langkah 7 : Mempersiapkan jadwal dan anggaran
Rencana awal pengembangan sistem informasi telah siap. Rencana ini terdiri dari tiga hal, yaitu jadwal kegiatan (waktu mulai, durasi, dan waktu selesai), alokasi sumber daya manusia terhadap kegiatan, dan rencana anggaran.
Tahap terakhir adalah persetujuan rencana, dokumen terkait rencana target (target tanggal selesai, target biaya, target rencana penggunaan sumber daya). Dokumen ini merupakan dokumen persetujuan antara project leader, executive, dan client yang akan digunakan sebagai acuan jika selama proyek berlangsung terjadi perubahan ruang lingkup proyek dan juga digunakan sebagai acuan mengukur performa tim.
EmoticonEmoticon